L’extrait Kbis est un document délivré par le greffier, qui permet à un auto-entrepreneur de justifier son inscription au registre du commerce et des sociétés et ainsi de justifier son existence légale. Si vous n’en avez jamais entendu parler c’est normal, car on ignore souvent son utilité avant d’en avoir besoin. A quoi sert-il ? Où peut-on le trouver ? Quelles sont les démarches à effectuer pour le récupérer ? Dans cet article, nous allons répondre aux principales questions que vous vous posez sur le Kbis.
Qu’est-ce qu’un extrait Kbis auto-entrepreneur et à quoi sert-il ?
L’extrait Kbis ou K est comme une sorte de carte d’identité pour un auto-entrepreneur ou une société. Il permet de justifier de l’existence juridique de l’entreprise, qui doit obligatoirement s’inscrire au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) au moment de sa création. C’est ce que l’on appelle l’immatriculation.
Il existe deux types de documents :
- L’extrait K : c’est la carte d’identité des entreprises individuelles, c’est-à-dire qu’il n’est pas obligatoire de créer une société avec une personne morale différente de la personne physique. C’est le cas des micro-entrepreneurs ;
- L’extrait Kbis : il représente la personne morale, autrement dit une entité distincte du fondateur de l’entreprise qui est une personne physique. Il concerne toutes les formes de sociétés commerciales telles qu’une SASU ou une EURL.
En se référant à cette distinction, le Kbis n’existe donc pas pour les auto-entrepreneurs. Mais on parle bien souvent d’extrait Kbis auto-entrepreneur pour désigner l’extrait K. C’est d’ailleurs ce que nous allons faire dans cet article, donc ne soyez pas surpris !
Quelles informations renferment un Kbis auto-entrepreneur ?
L’extrait Kbis auto-entrepreneur ou K, contient toutes les informations enregistrées au Registre du Commerce et des Sociétés.
- Nom du greffier du tribunal de commerce (qui a signé l’immatriculation)
- Dénomination (raison) sociale, sigle, enseigne
- Numéro Siren
- Code APE (ou code NAF)
- Forme juridique (SARL, SA, GIE, SCI…)
- Montant du capital social
- Adresses du siège et du principal établissement et des éventuels établissements secondaires en Union européenne ou dans l’Espace économique européen (EEE)
- Âge de la société (durée d’existence)
- Date de sa création
- Activité détaillée (texte)
- Nom de domaine du ou des sites internet de l’entreprise
- Fonction, nom, prénom, date de naissance, commune de naissance, nationalité et adresse du dirigeant principal, des administrateurs et des commissaires aux comptes
- Référence des autorisations obligatoires pour les professions réglementées
Ce document va également compiler les décisions du tribunal du commerce concernant les procédures collectives comme les sauvegardes, les redressements ou les liquidations judiciaires.
Pourquoi peut-on avoir besoin d’un Kbis ?
Des extraits Kbis auto-entrepreneur sont demandés pour la plupart des procédures de gestion liées à votre entreprise :
- Pour les démarches bancaires : ouverture d’un compte bancaire
- Pour l’achat de matériels auprès des fournisseurs
- Pour souscrire à une assurance
- Pour répondre à des appels d’offre publics
- En cas de signature d’un bail commercial…
C’est le seul document officiel et légal qui prouve votre immatriculation au RCS. C’est la raison pour laquelle il est utilisé pour prouver l’existence légale de l’entreprise auprès des clients, des fournisseurs et des administrations publiques. Pour être valable, l’extrait doit dater de moins de 3 moins lorsqu’il est présenté.
Où trouver un extrait Kbis auto-entrepreneur et comment l’obtenir ?
La procédure pour obtenir un extrait Kbis auto-entrepreneur va dépendre de votre situation.
L’auto-entreprise n’est pas encore créée
Il faut commencer par immatriculer votre entreprise avant d’obtenir votre extrait Kbis. Pour constituer le dossier de demande de l’extrait K vous devrez fournir les documents suivants :
- Une copie de la pièce d’identité
- Le formulaire P0 micro-entrepreneur
- Un justificatif de domicile
- Une déclaration sur l’honneur de non-condamnation judiciaire
Vous devez ensuite envoyer tout le dossier à la Chambre de Commerce et d’Industrie dont vous dépendez. Vous recevrez un extrait de Kbis auto-entrepreneur sous 2 à 5 semaines par mail.
A noter que la demande de déclaration de micro-entreprise doit se faire durant le mois précédent le début d’activité, et au plus tard, au cours des 15 jours suivant cette date.
L’auto-entreprise existe déjà
Si vous êtes déjà inscrit mais que vous avez besoin d’un autre extrait Kbis auto-entrepreneur, deux options s’offrent à vous :
- Vous rendre au greffe du Tribunal du Commerce dont dépend l’entreprise pour faire la demande ;
- Faire une demande en ligne depuis le site infogreffe.com en saisissant le nom de votre entreprise, le code postal de votre établissement et le numéro SIRET. Vous aurez ainsi accès au dossier de votre entreprise et vous pourrez faire une demande d’extrait K, à recevoir par mail ou par courrier, selon votre préférence. Vous pouvez également demander à recevoir un extrait Kbis régulièrement en cochant la case « envoi périodique » sur le site.
Quel est le coût de la demande d’un extrait Kbis ?
L’extrait kbis que vous recevez au moment de la création de votre micro-entreprise est gratuit. Pour les autres demandes, l’extrait n’est pas fourni gratuitement :
- La demande d’extrait par mail ou téléchargement est de 3,53 euros ;
- Si vous souhaitez recevoir l’extrait par courrier, il vous en coutera 4,09 euros ;
- Pour récupérer l’extrait Kbis auto-entrepreneur directement au greffe, il faudra payer 2,82 euros.
Peut-on modifier un extrait Kbis auto-entrepreneur ?
Il est important de mettre régulièrement à jour son extrait Kbis auto-entrepreneur. Pourquoi ? Car c’est lui qui contient toutes les informations essentielles de votre entreprise actuelle. Vous devez modifier votre extrait K dans les cas suivants :
- Changement d’adresse du siège social
- Modification de la raison sociale de l’entreprise
- Evolution du statut juridique de l’entreprise
- Lancement d’une procédure collective
- Changement de dirigeant
Comment le modifier ?
Il vous suffit de transmettre les nouvelles informations aux organismes sociaux et fiscaux en lien avec votre entreprise. Pensez également à les donner au greffe du Tribunal du Commerce. Cette modification doit aussi faire l’objet d’une publication dans le journal d’annonces légales du département où se situe le siège social de l’entreprise.
